Kontrola – Ważny etap zarządzania … nie tylko w sklepie

Mniej więcej rok temu przygotowałem poradnik dotyczący kontroli nad obrotem pieczywa w sklepie za pomocą programu PC-Market, bo dobrze jest mieć pewność że otrzymana z piekarni faktura obejmuje faktyczne dostawy i zwroty pieczywa z danej piekarni 


Powiecie, że „odgrzewam stare cebularze” i będziecie mieli rację, ale wracam do tego tematu bo w kilku ostatnio odwiedzanych sklepach zauważyłem wspólnie z ich właścicielami, że temat rozliczeń pieczywa i kontrola finansów z tym związanych jest jednym z tematów najczęściej „zamiatanych pod dywan” i nikt do końca nie wie czy faktura za dostawę obejmuje faktycznie kwotę wynikającą z bilansu dostaw i zwrotów.

W jednym ze sklepów wyliczyliśmy, że w trakcie miesiąca „uciekła” kwota ponad 500 zł !!!  Dużo? Mało? – zależy od punktu widzenia, ale moim zdaniem sporo (zwłaszcza jeśli założymy że sytuacja trwa np. rok i co miesiąc kwota jest podobna).

Tak czy inaczej zachęcam Menadżerów, Kierowników, Właścicieli – wykorzystujcie program PC-Market do analizowania i sprawdzania tego co się dzieje w Waszych Sklepach.

Jeśli potrzebujecie pomocy, piszcie lub dzwońcie do mnie, zgłaszajcie problemy,
a ja poszukam i zaproponuję rozwiązania. Ich koszt jest zazwyczaj niewspółmierny do oszczędności i zysków jakie możecie osiągnąć.

Zachętą do kontaktu, maili niech będzie bezpłatny dostęp do ww. poradnika w formie pdf.

Zapraszam do kontaktu i pozdrawiam, Piotr

Budżet czyli finansowy plan działania

Cześć, Witaj,

Dziś po krótkiej przerwie napiszę kilka słów o budżecie. Nie obawiaj się, nie będę pisał o PKB i budżecie Państwa, ale postaram się napisać w prostych zdaniach czym jest dla mnie budżet jako finansowy plan działań przedsięwzięcia biznesowego ale także typowo domowego występującego w codziennym życiu.

Wiele osób uważa że słowo budżet i wszystko co się z nim wiąże zarezerwowane jest wyłącznie dla polityki finansowej rządu lub rozliczania finansowego olbrzymich przedsiębiorstw i korporacji. Niektórzy uważają nawet że to słowo i zagadnienie w ogóle ich nie dotyczy i nie występuje w codziennym życiu. Otóż nic bardziej mylnego.

Począwszy od przeciętnego człowieka pracującego 8 godzin dziennie każdego dnia roboczego, który przysłowiowego pierwszego lub dziesiątego dnia miesiąca otrzymuje pensję od pracodawcy, która to powinna wystarczyć na m.in, opłacenie czynszu za mieszkanie, rachunków za prąd, gaz, telefon komórkowy, zakup produktów spożywczych, kosmetyków, zapłaty za bilet komunikacji miejskiej lub paliwo do samochodu, zapłatę rat za telewizor, zakup odzieży, zapłatę za bilety do kina, itp.

Mamy więc podstawy budżetu tj. przychody oraz koszty (te dzielą się na stałe takie jak np. czynsz lub rata kredytu oraz zmienne np. rachunek za energię elektryczną czy gaz – bo jego wysokość zależna jest od ilości zużycia). Zatem jeśli odejmiesz od przychodu wartość kosztów stałych, wyliczysz kwotę jaka pozostanie Ci na pokrycie kosztów zmiennych oraz przyjemności i zakupy dodatkowe 🙂  To proste działanie pozwoli Ci zobaczyć „na czym stoisz” finansowo.

Ponadto tworząc prosty plik w arkuszu kalkulacyjnym możesz z miesiąca na miesiąc analizować swoje przychody i wydatki oraz planować oszczędności lub wakacje, planując oszczędzanie czy też odkładanie z przychodów konkretnych kwot co miesiąc aby za pół roku lub rok móc wypłacić z konta konkretną kwotę na wakacje, której odłożenie z jednej czy dwóch wypłat byłoby po prostu niemożliwe. Spróbuj! Zobaczysz jakie to proste. Wystarczy poświęcić trochę czasu na analizę i zapis aby ocenić i zaplanować swój domowy budżet.

… a jak wygląda budżet firmy ?

W zasadzie tak samo, jednak ilość danych jakie należy uwzględnić jest wielokrotnie większa. Dlaczego? Bo w przedsiębiorstwie występują różne rodzaje przychodów oraz kosztów i nie zawsze można oszacować ich wielkość, dlatego w firmach tworzy się zazwyczaj pod koniec danego roku prognozy budżetu na rok przyszły. Jest to praktyka dużych firm, ale nie oznacza to że szef małej firmy nie może planować finansów swojej firmy.

Finansowy plan działania powinien pozwolić właścicielowi oszacować:

  • wartość przychodów i kosztów (bieżących i przyszłych),
  • konieczność zatrudnienia lub redukcji personelu,
  • możliwość i wartość planowanych inwestycji lub zakupu środków trwałych lub ich leasingu,
  • możliwość rozbudowy i rozwoju firmy lub konieczność restrukturyzacji.

Tym bardzie zadziwiający wydaje się fakt, iż wielu przyszłych przedsiębiorców planujących prowadzenie działalności nie analizuje przyszłych przychodów i kosztów aby odpowiedzieć sobie na pytanie czy planowana działalność w ogóle się opłaci? i czy ma sens?

Wyobraź sobie że chcesz rozpocząć swoją nową działalność gospodarczą, otworzyć firmę w oparciu o franczyzę czyli sprawdzony już przez kogoś pomysł. Spotykasz się z przedstawicielem danej sieci sprzedaży, rozmawiacie, raz, drugi, trzeci  … i już czujesz jak zarabiasz 10.000, 20.000, 50.000 …. 100.000 złotych miesięcznie , WOW!!!

Rzucasz pracę, zakładasz działalność, spółkę z kolegą z pracy, cioteczną siostrą, bratem, a może szwagrem.
Podpisujesz umowę franczyzową, aneksy, wynajmujesz lokal, remontujesz, adaptujesz, inwestujecie oszczędności, czas, pożyczone od rodziny pieniądze lub bierzecie kredyt bankowy i GO! Kupujecie wyposażenie, towar, zatrudniasz pracowników. Wielkie Otwarcie. Ruszacie z biznesem!

Mija pierwszy miesiąc, drugi, trzeci a Ty zamiast zarobić w tym miesiącu 10.000 dołożyłeś 20.000  i zaczynasz zastanawiać się co jest grane?

Nagle okazuje się, że przewidywane przychody i zyski z działalności są o 1/3 niższe od zakładanych podczas rozmów przy podpisaniu umowy, a koszty wręcz odwrotnie czyli np. o 1/4 wyższe. Klientów mniej, towar zalega w magazynie lub na półce i cóż, traci na wartości. A w przypadku gdy to odzież i trafiłeś na naturalną zmianę sezonu, hmm … ciężko sprzedać w lecie dobry płaszcz zimowy, więc przecena i sprzedaż … ze stratą.

Zaczynają się pierwsze problemy w komunikacji pomiędzy właścicielami, pracownikami (być może już kolejnymi), a Ty lub Wy zadajecie sobie pytanie: co poszło nie tak? czego nie dopilnowałem? co przegapiłem? gdzie są pieniądze?

Nagle wszyscy dookoła mówią że to Twoja wina, że nie potrafisz prowadzić biznesu, że coś pominąłeś.
Czy to prawda? Poniekąd tak.

Takich przypadków w czasie mojej wieloletniej pracy spotkałem wiele.

Zatem pytanie: Gdzie popełniłeś błąd?

Prawdopodobnie na samym początku. Planując bowiem firmę trzeba pamiętać że każdy sklep, lokal, punkt usługowy jest indywidualnym podmiotem, ma indywidualne koszty i przychody. To oznacza że konieczne jest przeliczenie budżetu na etapie planowania a nie – jak bywa w większości przypadków – po uruchomieniu działalności.

Te kilka godzin spędzonych na wstępnych przeliczeniu inwestycji może dać Ci odpowiedź na pytanie czy warto ją realizować, a co ważniejsze może zaoszczędzić Twoje pieniądze i uratować Twoje, nerwy, zdrowie i rodzinę.

Moim zdaniem każda decyzja biznesowa
powinna zostać gruntownie przemyślana i PRZELICZONA!

Przeliczona czyli przeanalizowana w cyfrach np. w arkuszu kalkulacyjnym gdzie zakładasz na podstawie danych nie tylko otrzymanych od znajomych lub współpracowników, ale w oparciu o dane rynkowe prognozowane koszty stałe i operacyjne, przychody, straty związane np. z kradzieżami lub uszkodzeniami towarów.

Wpisujesz jak najwięcej danych liczbowych i planujesz najbliższe 12 miesięcy czyli pierwszy rok działalności w cyfrach.

WAŻNE! musisz to zrobić zanim cokolwiek podpiszesz i wydasz pieniądze !!!

Taka kalkulacja powinna zostać wykonana w minimum 3 wariantach, od najbardziej pesymistycznego do najbardziej optymistycznego. To pozwoli Ci się przygotować na różne scenariusze, przy czym przygotować nie znaczy zabezpieczyć, co nie zmienia faktu, że łatwiej jest pewne rzeczy przewidzieć i przynajmniej częściowo się na nie przygotować. Wystarczy policzyć.

Prognoza budżetu pozwoli Ci podjąć bardziej racjonalną decyzję biznesową i … pozwoli spokojnie spać 🙂

Pamiętaj!

Jeżeli potrzebujesz pomocy w określeniu budżetu dla Twojej rodziny czy firmy, możesz skorzystać z moich konsultacji, podczas których dostaniesz ofertę specjalną na przygotowanie pliku budżetu czyli gotowego arkusza kalkulacyjnego. Jesteś zainteresowany – napisz do mnie – czerski.piotr@gmail.com

Pozdrawiam, Piotr

Pomysł na biznes … pierwsze kroki

Osoby które planują uruchomić własną działalność często na początku zastanawiają się – co robić? jaki biznes otworzyć? co będzie opłacalne?

Według mnie optymalnie jest szukać źródła pomysłu w branży lub specjalizacji o której już coś wiesz, którą znasz, w której obecnie pracujesz, lub przynajmniej masz dobrego znajomego kto jest specjalistą w branży i zna ją „od podszewki”. Chodzi o to by to był ktoś kto może Cię wtajemniczyć w daną branżę, pokazać szanse i zagrożenia, pomoże oszacować potencjalne poziomy przychodów jak i kosztów, pomoże ocenić Twoje miejsce na lokalnym rynku produktów lub usług.

Dlaczego ?

Bo musisz zdawać sobie sprawę z szans i zagrożeń towarzyszących danej branży. musisz wiedzieć na co zwracać uwagę w rozmowie z kontrahentami, jaki jest rynek dostawców i odbiorców, jakie są perspektywy działania w danej branży zarówno od strony kosztów jak i zysków. Ponadto jeśli chcesz korzystać z już funkcjonującej marki w danej branży, czyli myślisz o wejściu do systemu franczyzowego, powinieneś wiedzieć i móc zweryfikować wszelkie dane jakie udostępnia franczyzobiorca (weź pod uwagę że wiele firm chcąc zdobyć nowego Partnera do biznesu nieco koloryzuje i ubarwia rzeczywistość i potencjalne przychody). Warto zawsze mieć własny pogląd na biznes i własny kalkulator lub najlepiej własny arkusz kalkulacyjny 😉

Analiza Rynku i Konkurencji

Analiza rynku to kolejny etap w którym należy solidnie „odrobić lekcje” i to nie wyłącznie z pomocą internetu ale także w terenie, to jest w miejscu lub miejscach w których chcesz prowadzić biznes, bez względu na jego wielkość. Ponadto warto „odwiedzić” już działających konkurentów
w wybranej branży nawet jeśli trzeba pojechać 100,200 czy 500 km, zwłaszcza jeśli taka podróż pozwoli na rozmowę i zdobycie dodatkowych informacji.

Dzięki temu dowiesz się czy w bezpośrednim otoczeniu istnieją podobne firmy (konkurencja)
i będziesz mógł wstępnie ocenić przewagę ich oferty nad Twoją lub odwrotnie. Ponadto należy zwrócić uwagę na otoczenie jako potencjał zakupowy (oszacować czy w danym miejscu znajdziesz także potencjalnych Klientów na oferowane przez siebie produkty lub usługi.

Dzięki wstępnemu rozpoznaniu możesz ograniczyć ryzyko inwestycji zarówno czasu jak i pieniędzy
w branżę obarczoną dużą konkurencyjnością wewnętrzną lub niewielką liczbą potencjalnych Klientów. Dzięki temu być może zauważysz też niszę na rynku i będziesz mógł już na początku skorygować strategię i plan dotyczący planowanej działalności.

Własny szyld czy cudze logo?

Ktoś może zapytać: jak to? ma super pomysł na biznes, więc dlaczego mam realizować go pod czyimś nadzorem? Chcę być sam sobie Panem, Żeglarzem i Okrętem.

I wszystko dobrze, ale mi chodzi o perspektywę, przyszłość i gwarancję utrzymania na rynku.

Jeśli na przykład uruchamiasz własny sklepik spożywczy o nazwie np. „U Bartka” lub „Spożywczak osiedlowy”, to cała organizacja i realizacja pomysłu leży po Twojej stronie tj. adaptacja i wyposażenie pomieszczenia, dostosowanie do przepisów i uzyskanie zezwoleń, reklama zewnętrzna i wewnętrzna sklepu oraz oferowanych produktów, rekrutacja i szkolenie pracowników, wybór
i zakup urządzeń informatycznych i specjalistycznych (komputery, kasy lub drukarki fiskalne, czytniki kodów, wagi etykietujące, kolektory, itp.) oraz to co najważniejsze dla Twoich Klientów czyli konkurencyjna cena produktów, czyli warunki handlowe w hurtowniach i u dostawców, których sam musisz pozyskać i negocjować warunki zakupu oraz dostaw – bo sam nie zaopatrzysz sklepu spożywczego we wszystkie produkty.

Jeśli zdecydujesz że nie warto wywarzać już otwartych drzwi i warto rozważyć przystąpienie do już istniejącej sieci zrzeszającej sklepy spożywcze, prawdopodobnie otrzymasz pakiet gotowych warunków współpracy w tym warunki handlowe, reklamy, standardy ułożenia produktów oraz obsługi Klientów, wybrany system informatyczny i zalecane wyposażenie a także wyróżniające się, jednolite dla wszystkich sklepów sieci logo (nazwa, znak firmowy), które wyróżni Twój sklep spośród innych oraz własną, najczęściej nieco tańszą linię produktów dla Klientów.

Jakie zatem są podstawowe różnice? :

  • lokalizacja sklepu (szukamy sami lub pomaga nam partner),
  • nazwa własna i logotyp,
  • wizualizacja sklepu i merchandising – czyli to na co na pewno zwrócą uwagę Klienci,
  • koszty marketingu i akcji promocyjnych,
  • ceny zakupu produktów i logistyka dostaw,
  • szkolenie personelu,

… i wiele , wiele innych.

Wszystko co będzie wymagało przygotowania będzie generowało koszty i wymagało nakładu czasu. Zatem lepiej moim zdaniem czasami zapłacić za to aby ktoś kto zna wszystkie aspekty poprowadził Cię praktycznie „za rękę” i pomógł możliwie szybko uruchomić sklep, niż tracić czas i pieniądze na „odkrywanie szlaków” którymi inni chodzą już po omacku 😉

Podsumowując

Jeśli zamierzasz zacząć przygodę z biznesem sporządź sobie jego plan zarówno opisując co chcesz robić jak również ile ma to kosztować, bazując na wiedzy własnej ale także osób i firm które już teraz tę branżę tworzą lub wiedzą o niej więcej niż Ty. Zastanów się czy wybrany biznes lepiej
i łatwiej będzie Ci realizować w pojedynkę czy w grupie przedsiębiorców? Niszowe pomysły dają większe szanse powodzenia, ale też generują wyższe koszty początkowe i charakteryzują się zazwyczaj mniejszą liczbą potencjalnych zainteresowanych, co oczywiście można rekompensować ceną usługi lub produktu, ale należy pamiętać o tym by we wszystkim zachować zdrowy rozsądek
i zawsze mieć swój kalkulator.

PS.
Jeśli masz pytania, potrzebujesz konsultacji, napisz lub zadzwoń. Jeśli mój artykuł spodobał Ci się proszę o polubienia i udostępnienia. Z góry dziękuje. Pozdrawiam. Piotr

 

Know How to wiedza

Czym jest Know-How ?

Postanowiłem napisać te klika zdań po lekturze kilku czasopism rozpisujących się na temat różnych pomysłów na biznes i reklamujących nieraz takowe jako „dochodowy interes”.

Często używanym sformułowaniem jest właśnie „know-how” lub nawet „bogate know-how”.

Dlaczego zwracam na to uwagę?

Bo kilka podsuniętych przez te czasopisma pomysłów przeanalizowałem, przeliczyłem, innymi słowy zbadałem (łącznie z kontaktem bezpośrednim z osobami prowadzącymi takie czy inne koncepty biznesowe), które przedstawiały mi plany zakładanych przychodów (dość imponujące), do momentu gdy zapytałem o drugą stronę budżetu czyli koszty inwestycyjne, operacyjne oraz elementy know-how.

Wtedy często napotykałem ciszę, zdziwienie w stylu „jak to? przecież ten biznes sam się prowadzi, a koszty nie mają znaczenia”, „żeby mieć przychody trzeba zainwestować”, „każdy partner ma inne koszty” i tym podobne lub wymijające odpowiedzi.

Zgadzam się z tym, że w perspektywie biznesu trzeba widzieć przychody i zyski – to racjonalne i naturalne. Oczywiste jest też generowanie różnych kosztów początkowych lub stałych, bo chociażby wysokość czynszu 100m2 lokalu w różnych miejscach miasta lub w różnych miastach będzie inna, zgadzam się że na początku trzeba zainwestować, ale nie zgodzę się z tym żeby swojego potencjalnego partnera biznesowego nie informować o prognozie kosztów jakie przyjdzie mu ponieść prowadząc działalność. Wiem że nie można oszacować ich w 100% i określić ich poziomu co do złotówki lub euro, ale można założyć ich poziom. Pozwoli to wykonać proste działanie matematyczne:

Prognozowany PRZYCHÓD – Prognozowane KOSZTY = Prognozowany ZYSK / STRATA (?)

To proste matematyczne działanie pozwoli oszacować potencjalną rentowność firmy – nawet tej dopiero planowanej, uruchamianej lub oczywiście działającej.

Następną kwestią jest KNOW-HOW, czyli wiedza Partnera Biznesowego, Licencjodawcy czy Franczyzodawcy o tym w jaki sposób Partner powinien prowadzić działalność poprzez kontrolowanie i ograniczanie kosztów, generowanie coraz wyższych przychodów aż do osiągnięcia maksymalnego zysku.

Dla mnie „Know-How” oznacza m.in.:

  • wiedzę jak działa proponowany biznes (najlepiej na własnym doświadczeniu),
  • wiedzę jak sterować w biznesie sprzedażą towarów i usług aby ograniczać koszty, optymalizować przychody i osiągać zamierzone zyski,
  • wiedzę jak konkurować w wybranym sektorze rynku aby nasz biznes mógł się utrzymać i zarabiać,
  • wiedzę jaki kanał marketingu wybrać do najbardziej efektywnej komunikacji z Klientem,
  • wiedzę o zagrożeniach jakie możemy spotkać na drodze naszego biznesu.

Ta wiedza to praktyka i doświadczenie.

Dlatego Know-How oznacza wiedzę praktyczną opartą na doświadczeniu biznesowym „firmy-matki” na każdym etapie funkcjonowania proponowanego biznesu, tak by żadne pytanie potencjalnego Partnera nie zostało bez odpowiedzi.

Te dwa elementy: Prognoza Budżetu + Know-How są dla każdego przedsiębiorcy pewnego rodzaju gwarancją, że wybrany do prowadzenia biznes ma sens zarówno merytoryczny jak i finansowy, czego Wszystkim Wam życzę.

Pozdrawiam, Piotr

Witajcie!

Zanim zacznę tworzyć wpisy bloga serwisu czerski.eu przedstawię się w kilku słowach, no może raczej zdaniach 🙂

 Nazywam się Piotr Czerski

Od 2001 roku pracuję w sektorze sklepów i marketów spożywczych w obszarach: zarządzanie, marketing, informatyzacja, franczyza.

Analizuję i badam firmy, sklepy i restauracje aby pomóc ich właścicielom lub menadżerom w osiąganiu lepszych rezultatów prowadzonej działalności, planuję zmiany, tworzę lub weryfikuję budżety działalności, rachunki zysków i strat aby w konsekwencji przedsiębiorstwo obniżyło poziom generowanych kosztów i zwiększyło przychody i Twoje zyski.

Tworzę prognozy budżetów dla sklepów, restauracji i firm usługowych.

Obecnie zarządzam i pomagam zarządzać placówkami handlowymi branży spożywczej, planuję i wdrażam zmiany oraz przystosowuję informatyczne systemy sprzedaży m.in. program PC-Market.

Pomagam w opracowywaniu oraz wdrażaniu strategii marketingowej z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi e-marketingowych tj. strony internetowe, konta na portalach społecznościowych m.in. Facebook, Twitter.

Wybieram i wdrażam systemy pracy mające służyć lepszej kontroli nad procesami sprzedaży, personelem oraz finansami przedsiębiorstwa, po to by ograniczać koszty oraz zwiększać zyski Twojej firmy.

Co mogę zrobić dla Ciebie i Twojej firmy :

  • przeprowadzam szkolenia dla kierowników i właścicieli dotyczące zarządzania i kontrolą w placówkach handlowych,
  • wybieram i wdrażam najlepsze rozwiązania informatyczne, które mają dać Ci możliwość intuicyjnego zarządzania oraz informować Cię o wynikach  finansowych,
  • analizuję z Tobą stan finansowy firmy i proponuję zmiany które mają ograniczyć koszty i zapewnić wzrost zysków!

Dla osób rozpoczynających biznes lub planujących otwarcie sklepu oferuję:

  • opracowywanie budżetów,
  • weryfikacja lokalizacji i nieruchomości,
  • rekomendacja partnerów biznesowych (w tym sieci franczyzowych),
  • analiza i wybór systemów informatycznych koniecznych do wybranej działalności,
  • pomoc w wyborze odpowiedniej formy działalności,
  • organizacja zasobów i uruchomienie biznesu,
  • ograniczanie ryzyk i doradztwo w trakcie prowadzenia działalności,
  • zarządzanie zmianą w organizacji

Zapraszam do kontaktu i współpracy.

Pozdrawiam, Piotr Czerski
e-mail: czerski.piotr@gmail.com
tel. +48 793 34 35 34